Connaissances
Choisis où conserver les informations partagées, prépare-les pour la recherche et vérifie les sources d’une réponse.
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Connaissances est la bibliothèque partagée de ton organisation. Documents, informations courtes, sites publics, contacts et produits donnent aux personnes et aux agents des sources communes. Commence par les informations nécessaires pour répondre à une vraie question. Une petite collection tenue à jour est plus facile à vérifier qu’une archive non relue.
Choisir le bon emplacement
| Tu disposes de | Utilise | Pourquoi |
|---|---|---|
| Une politique, un guide, un tableur ou un rapport | Documents | Conserve le fichier d’origine et retrouve les passages des formats pris en charge. |
| Une information courte, comme les horaires du support | Entrées de connaissances | Un sujet durable permet de maintenir une seule réponse courante. |
| Des pages publiques qui évoluent | Sites web | Explore un site entier ou une liste d’URL à intervalle régulier. |
| Des personnes, des organisations et leurs coordonnées | Contacts | Conserve les noms et les autres champs dans des fiches structurées. |
| Des articles avec leurs caractéristiques | Produits | Consulte les champs de la fiche au lieu de rechercher un paragraphe. |
| Des fichiers de référence pour un travail précis | L’onglet Connaissances du projet | Garde les fichiers dans le périmètre d’accès et le contexte de ce projet. |
Les membres peuvent lire les contenus auxquels ils ont accès. Les rôles Éditeur et supérieurs entretiennent la bibliothèque commune. Ouvre une ligne ou choisis Voir dans son menu pour afficher ses détails. Si tu peux modifier une source, ce même menu propose les actions correspondantes, comme Supprimer ; les contacts, produits, sites web et entrées de connaissances y proposent aussi Modifier, que tu retrouves dans leurs détails. Le guide des données structurées aide à choisir lorsqu’un tableur peut servir de document source ou de collection de fiches.
Préparer une source pour les réponses
Importer ou enregistrer n’est que la première étape. Les documents, les entrées et les pages web doivent aussi être indexés : Tale en extrait le texte et le prépare pour la recherche. Vérifie le statut avant de poser une question sur un nouveau contenu. Un fichier peut rester téléchargeable même si son format ne permet pas l’indexation.
Choisis un titre clair et indique les dates et le périmètre dans le contenu. Corrige ou retire les consignes dépassées. Si deux sources se contredisent, précise laquelle fait référence et vérifie la citation. Ajouter des fichiers ne résout pas cette contradiction.
Comprendre l’accès et la recherche
Le chat de l’organisation peut rechercher dans la bibliothèque commune selon tes droits. Le chat d’un projet peut aussi consulter les fichiers de ce projet et utilise ses instructions enregistrées. Il ne recherche pas dans les fichiers d’un autre projet. Les agents de projet et les étapes agent des automatisations recherchent toujours dans ces connaissances, dans le périmètre de leur projet, sans autorisation particulière ; pour lire ou modifier directement des entrées de connaissances, ils doivent être équipés de l’outil correspondant.
Les restrictions par équipe s’appliquent aussi à la recherche. Un fichier visible dans un espace peut donc manquer dans le contexte d’un autre projet. Utilise les fichiers de projet pour les contenus propres à un projet et l’affectation aux équipes pour les documents de la bibliothèque commune.
Si toutes les recherches échouent, demande à un administrateur de vérifier le modèle d’embeddings et la connexion aux connaissances dans Paramètres > Résidence des données. Les détails destinés aux exploitants figurent dans Résidence des données.