Entrées de connaissances

Une entrée de connaissances convient à une information courte que tes collègues doivent pouvoir retrouver : horaires du support, délai de retour ou responsable d’un processus. Elle comporte un sujet et un contenu. Pour une politique complète ou un rapport, choisis un document. Pour des champs nommés et des valeurs exactes, utilise les données structurées.

Les membres peuvent lire les entrées. Le rôle Éditeur ou supérieur est nécessaire pour les créer, les modifier et les supprimer. Elles font partie des connaissances partagées de l’organisation : réserve tes notes personnelles et les informations destinées à un seul projet à un autre espace.

Ajouter une information

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   Ouvrir le formulaire

   Va dans Connaissances > Entrées de connaissances, puis clique sur Ajouter une entrée. Si l’action n’apparaît pas, demande à un administrateur de vérifier ton rôle.

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   Choisir un sujet durable

   Dans Sujet, saisis par exemple Délai de réponse du support. Choisis un nom qui restera pertinent si la réponse change. Le sujet est limité à 120 caractères et doit être unique. Si Tale signale un doublon, modifie l’entrée existante.

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   Donner le contexte nécessaire

   Dans Contenu, indique l’information, son périmètre et ses conditions. Le Markdown est accepté, jusqu’à 8 000 caractères. Par exemple :

   markdown

   Le support vise une première réponse sous 45 minutes pendant les heures
   ouvrées : du lundi au vendredi, de 09:00 à 17:00 CET. Il s’agit d’un objectif
   de réponse, pas d’un délai de résolution. Responsable : Support Operations.

   Évite les dates relatives comme « vendredi prochain » et les renvois comme « la politique ci-dessus ». L’entrée doit rester compréhensible lorsqu’elle est consultée seule.

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   Enregistrer et vérifier l’indexation

   Clique sur Enregistrer. La ligne affiche le sujet, le contenu, la source (Manuel pour le formulaire, Chat pour une information captée par l’assistant, API pour une information écrite par une intégration via REST, Agent pour une information enregistrée par un agent), le statut d’indexation et la date de mise à jour. Ouvre-la pour lire le texte intégral. L’indexation s’effectue en arrière-plan : une entrée enregistrée n’est pas immédiatement disponible dans la recherche.

Corriger une information existante

Dans le menu de la ligne, choisis Modifier, corrige le contenu et clique sur Enregistrer. Cela crée une nouvelle version courante et programme l’indexation de son texte. Chaque sujet possède une seule entrée courante ; corriger l’entrée existante évite les réponses contradictoires.

Après une correction, ouvre les détails pour consulter l’Historique des versions. Les anciennes versions permettent de retrouver ce qui a changé et leur date de remplacement. Elles ne constituent pas des informations courantes supplémentaires. Pour une entrée jamais modifiée, l’historique indique qu’il n’existe encore aucune version précédente. L’ID de version affiché dans les détails appartient à la version courante et change à chaque modification ; c’est le sujet qui identifie l’entrée d’une version à l’autre. Une application peut également créer et modifier des entrées via l’API REST.

Laisser un agent tenir les informations à jour

Un agent de projet ou l’étape agent d’une automatisation peut aussi enregistrer des informations. Accorde-lui Ajouter et modifier des entrées de connaissances sous Skills, connectors & outils, dans l’équipement de l’agent. L’agent enregistre une information par sujet ; un sujet sans entrée en reçoit une nouvelle, avec Agent comme source.

Pour modifier une entrée existante, l’agent doit indiquer la version qu’il a lue. Si une personne ou un autre agent a modifié l’entrée entre-temps, rien n’est enregistré : l’agent reçoit le texte actuel et y intègre sa modification. L’Historique des versions conserve chaque texte précédent, comme pour tes propres modifications.

Les entrées appartiennent à toute l’organisation : une exécution lancée par un Membre ne peut donc pas en enregistrer, et aucun agent ne peut supprimer une entrée. Les agents ont leur propre limite d’entrées enregistrées par minute, si bien qu’un agent très actif ne gêne jamais les personnes qui modifient des entrées. Chaque enregistrement par un agent est consigné dans le journal d’audit.

Les agents peuvent toujours rechercher dans les connaissances, sans autorisation : le menu d’équipement l’affiche comme Rechercher dans les connaissances, toujours actif.

Retirer une entrée obsolète

Choisis Supprimer dans le menu de la ligne et lis la confirmation. L’entrée et ses versions disparaissent de cette vue ; le document associé n’est plus disponible pour la recherche dans les connaissances. Garde une copie du texte avant la suppression si tu en as encore besoin. Pour une correction, utilise Modifier.

Si l’information manque dans une réponse

Vérifie d’abord l’entrée courante : est-elle enregistrée et indexée ? La question désigne-t-elle clairement son sujet ? Si l’indexation a échoué, résous la cause indiquée avant de la relancer. En cas d’échecs répétés, un administrateur doit vérifier la configuration des embeddings et les services d’indexation.

Demande une citation à l’assistant, ouvre la source et compare-la à l’entrée. Une réponse plausible ne prouve pas qu’elle utilise la dernière information. La page Documents détaille les états d’indexation communs.

Si la liste ou l’historique ne se charge pas

Quand un chargement échoue, Tale le signale à l’endroit où le contenu devrait apparaître. L’échec n’apparaît jamais comme une bibliothèque vide ni comme une entrée sans historique. Réessayer relance le chargement sans que tu aies à recharger la page :

• Si aucune entrée ne peut être chargée, le tableau affiche l’erreur et Réessayer au lieu de l’état vide.
• Si des entrées sont déjà affichées, elles restent en place, et un avis au-dessus du tableau indique que la liste est peut-être incomplète ou obsolète. Ta recherche et les lignes sélectionnées sont conservées pendant la nouvelle tentative. Si d’autres entrées n’ont pas pu être chargées, le décompte sous le tableau le précise, et une recherche ne porte que sur les entrées chargées.
• Dans les détails d’une entrée, si l’Historique des versions ne peut pas être chargé, la section le signale et propose Réessayer. Le contenu actuel reste lisible.

Si Réessayer échoue à chaque fois, demande à un administrateur de vérifier que les services de Tale fonctionnent.