Conservation légale

Conservation légale est le mécanisme que Tale livre pour préserver des preuves sous conservation contentieuse. Un hold épingle une cible — un utilisateur en tant que custodian, ou l’organisation entière — hors de portée du balayage de rétention et de la cascade d’effacement des personnes concernées. Les Administrateurs et Propriétaires lisent cette page quand le conseil leur demande de préserver les données d’un custodian, quand une demande de levée a besoin de la signature à double contrôle, ou quand un audit réconcilie quels holds étaient en vigueur à une date donnée.

Une mise en place mise en pratique

Pour placer un hold sur un utilisateur, ouvre Paramètres > Gouvernance > Conservation légale et clique sur Placer une conservation légale. Choisis le type de cible — utilisateur en tant que custodian, ou l’organisation entière — choisis la personne là où il en faut une, ajoute un motif et lie le hold à un dossier s’il y en a un d’ouvert. Le hold prend effet immédiatement : les balayages de rétention sautent les lignes de la cible, une demande d’effacement contre la cible est refusée, et supprimer du contenu retenu est refusé à la source.

Les quatre sections

Holds actifs est la liste de travail de chaque hold actuellement en vigueur. Chaque ligne porte le type, la cible, le motif, le dossier, qui l’a placé et quand. Filtre par type ou par dossier pour cadrer la vue.

Demandes de levée est la file à double contrôle. Lever un hold demande qu’un autre Administrateur approuve la demande ; les demandes approuvées attendent encore un délai de refroidissement avant de prendre effet. La section se sépare en en attente d’approbation et approuvée, en attente du refroidissement, pour que la file et le minuteur soient tous deux visibles.

Dossiers groupe les holds par affaire. Chaque dossier porte un nom, un numéro de dossier et la liste des holds liés. Fermer un dossier dépose des demandes de levée pour chaque hold lié — toujours soumises à l’approbation à double contrôle par demande.

Historique des levées est l’audit en lecture seule des levées effectuées et rejetées. Utilise-le pour réconcilier contre une lettre de préservation du conseil adverse ou alimenter un rapport d’audit.

Interaction hold-et-cascade

Un hold bloque chaque passage de rétention et chaque étape d’effacement pour la cible, et la suppression est refusée à la source — mettre à la corbeille les threads ou documents d’une personne retenue échoue avec une erreur de conservation légale, et supprimer un dossier refuse tant qu’il contient un fichier retenu. Il bloque aussi la suppression de l’organisation elle-même : tant qu’un hold est actif — sur toute l’organisation ou sur un membre —, Supprimer l'organisation est refusé et l’organisation reste exactement telle qu’elle était. Une demande de personne concernée dont le sujet est couvert par un hold atterrit en statut Bloquée jusqu’à ce que le hold soit levé ; le reçu enregistre le blocage.

Double contrôle

Placer et lever ne sont pas symétriques. Placer est une action d’un Administrateur seul — la vitesse compte quand un litige arrive. Lever est à double contrôle : l’Administrateur demandeur dépose, un autre Administrateur approuve, et un délai de refroidissement s’applique entre l’approbation et l’effet pour qu’une levée hâtive puisse encore être annulée. Les deux moitiés du workflow sont auditées de bout en bout.

Où cela s’inscrit

Conservation légale est le bouton gel sur la rétention. C’est le seul mécanisme qui bat le balayage chronométré de la rétention et la cascade d’effacement des personnes concernées — les deux respectent les holds par conception. Les pages compagnons sont demandes des personnes concernées pour le côté cascade et politiques et limites pour les fenêtres de rétention que le hold outrepasse.