Conservation légale

Une conservation légale préserve les données couvertes pendant qu’un dossier est ouvert. Les admins et propriétaires gèrent ces conservations dans Paramètres > Gouvernance > Conservation légale. Place la conservation tant que les données existent : elle ne récupère pas les enregistrements déjà supprimés définitivement.

Placer une conservation

1. Choisis Placer une conservation.
2. Choisis la cible : une personne comme dépositaire, ou toute l’organisation. Pour une personne, sélectionne le bon membre.
3. Indique un motif permettant à un autre admin de comprendre ce qui doit être préservé. Associe la conservation à un dossier si tu suis une affaire.
4. Confirme, puis vérifie la cible et le motif dans les conservations actives.

La conservation prend effet immédiatement. Les données couvertes sont protégées de la rétention et de l’effacement ; les tentatives de suppression sont refusées. Détermine le bon périmètre selon la procédure de préservation de ton organisation.

Regrouper les conservations par dossier

Utilise Créer un dossier pour réunir les conservations liées sous un nom et un numéro de dossier. Le nombre de conservations associées aide à vérifier que les personnes prévues sont couvertes.

Fermer un dossier demande la libération de ses conservations. Cela ne les libère pas immédiatement : chaque demande doit encore suivre l’examen décrit ci-dessous.

Demander la libération

1. Sur la conservation active, choisis Demander la libération et explique pourquoi elle n’est plus nécessaire.
2. Un autre admin examine la demande et choisit Approuver ou Rejeter. La personne qui demande la libération ne peut pas l’approuver elle-même.
3. Après l’approbation, vérifie le délai affiché dans les demandes de libération. La conservation reste active pendant ce délai.
4. Vérifie le résultat terminé dans l’historique des libérations et les conservations restantes dans la liste active.

Un admin peut placer une conservation. Sa libération exige deux personnes et un délai. Une approbation ne signifie donc pas encore que la libération est terminée.

Comprendre une suppression bloquée

Une conservation peut empêcher une demande d’effacement, la suppression des chats ou documents couverts, ou celle d’un dossier contenant des fichiers couverts. Toute conservation active au niveau de l’organisation ou d’un membre empêche aussi la suppression de l’organisation elle-même.

Si une suppression échoue, examine la conservation concernée au lieu de répéter l’action. Libérer une conservation ne retire pas une autre conservation qui couvre les mêmes données. La libération permet à la rétention ou à l’effacement applicable de reprendre. Un reçu d’effacement bloqué par la conservation ne reprend pas tout seul : ouvre-le dans Demandes des personnes concernées et choisis Réessayer.

Examiner les demandes liées

Consulte Demandes des personnes concernées pour examiner un reçu d’effacement bloqué par une conservation, et les journaux d’audit pour les actions enregistrées. La règle de rétention détermine le nettoyage normal lorsque la conservation ne s’applique plus.