Projektdateien verwalten
Lade Referenzdateien hoch, ordne sie, prüfe die Indexierung und unterscheide Löschen vom Verschieben in die Wissensbibliothek.
4 Min. Lesezeit
Unter Wissen im Projekt liegen Dateien, die dessen Chats abrufen können. Lade eine Referenz einmal hoch und verwende sie in mehreren Projektgesprächen. Zum Hinzufügen, Ordnen oder Entfernen brauchst du Bearbeitungszugriff auf das Projekt.
In den passenden Ordner hochladen
- Öffne das Projekt und wähle Wissen.
- Wähle einen Ordner oder bleibe auf der obersten Ebene.
- Klicke auf Datei hinzufügen oder ziehe Dateien auf die Upload-Fläche.
- Prüfe, ob jede Datei im gewünschten Ordner erscheint und fertig indexiert wird.
Neuer Ordner erstellt einen Ordner auf der obersten Ebene. Mit Neuer Unterordner legst du einen Ordner innerhalb eines anderen an. Ordner hochladen übernimmt einen Ordner von deinem Gerät und bildet seine Struktur am gewählten Ort nach. Ein Ordner-Upload ist auf 200 Dateien und 200 MB begrenzt. Teile größere Ordner auf und prüfe den Bericht auf übersprungene Dateien.
Prüfen, ob der Chat die Datei lesen kann
| Status | Bedeutung und Maßnahme |
|---|---|
| In Warteschlange | Die Datei wartet auf die Verarbeitung. |
| Wird indexiert… | Tale bereitet den Text für die Suche vor. |
| Indexiert | Der Text ist durchsuchbar. Prüfe eine Antwort anhand der Originaldatei. |
| Fehlgeschlagen | Lies verfügbare Fehlerdetails und nutze Indexierung erneut versuchen. Wiederholt sich der Fehler, bitte einen Admin um Hilfe. |
| Nicht unterstützt | Dieser Inhalt lässt sich nicht indexieren. Stelle lesbaren Text oder ein unterstütztes Format bereit; ein erneuter Versuch mit derselben Datei hilft nicht. |
| Nicht indexiert | Die Datei ist gespeichert, aber nicht durchsuchbar. Nutze Jetzt indexieren, sofern angeboten, oder wandle ein Format ohne Textextraktor um. |
Eine Integration kann Dateien ohne Indexierung hochladen. Sie bleiben im Dateibaum sichtbar. Eine unterstützte Textdatei lässt sich auf ausdrückliche Nachfrage direkt lesen; in der Textsuche erscheint sie erst nach der Indexierung.
Kommen nicht alle Dateien an, nennt der Bericht des Uploads die übrigen mit Grund: Übersprungen sind Dateien, die schon vor dem Hochladen an der Typ- oder Größenprüfung gescheitert sind. Nicht hinzugefügt sind Dateien, die Tale abgelehnt hat. Organisationsregeln können Datei- und Speichergrenzen weiter einschränken. Versuche bei einem fehlgeschlagenen Upload zuerst eine kleine unterstützte Datei. Ein Admin kann Richtlinien und Limits, Speicher und Embedding-Modell prüfen.
Wenn Dateien oder Ordner nicht laden
Kann der Tab die Dateien oder Ordner des Projekts nicht laden, sagt ein Hinweis über dem Dateibaum, was fehlgeschlagen ist, und bietet Erneut versuchen an. Tale zeigt das Projekt wegen eines Ladefehlers nie als leer an:
- Scheitern nur die Ordner, bleiben alle geladenen Dateien aufgeführt. Dateien auf der obersten Ebene stehen an ihrem Platz, Dateien in Ordnern erscheinen unter Dateien in Ordnern, bis die Ordner geladen sind.
- Scheitern nur die Dateien, bleiben die Ordner sichtbar, und der Hinweis sagt, dass die Dateien fehlen.
- Scheitert eine Aktualisierung, nachdem der Baum geladen war, behält er seinen Stand, und der Hinweis sagt, dass er veraltet sein kann.
Erneut versuchen wiederholt nur den fehlgeschlagenen Abruf; aufgeklappte und ausgewählte Ordner bleiben erhalten. Scheitert es immer wieder, bitte einen Administrator zu prüfen, ob die Dienste von Tale laufen.
Im Projektchat nach Dateien fragen
Öffne Chats in diesem Projekt, starte ein Gespräch und frage nach Dateiname oder Thema. Der Assistent kann Dateien dieses Projekts und zugängliche Dokumente der Wissensbibliothek abrufen. Dateien anderer Projekte erreicht er von hier aus nicht.
Der allgemeine Organisationschat durchsucht keine Projektdateien. Solange sie zum Projekt gehören, stehen sie weder in der Dokumentliste der Organisation noch in deren WebDAV-Bibliothek. Wer sie lesen darf, bestimmt der Projektzugriff. Separate Team-Zuordnungen gibt es bei Projektdateien nicht.
Gelenkte Dateien mit Prüfverlauf ersetzen
Ein erneuter Upload unter demselben Namen erstellt ein separates Dokument. Ein gleicher Dateiname verknüpft keine Revisionen. Soll eine Freigabe an genau die geprüfte Datei gebunden bleiben, wähle im Zeilenmenü Als gelenktes Dokument führen.
Das gelenkte Dokument startet als Entwurf. Datei ersetzen aktualisiert einen Entwurf oder öffnet aus einer genehmigten Version den nächsten Entwurf, ohne die genehmigte Version zu verändern. Zum Review einreichen friert den Entwurf für den benannten Reviewer ein. Gelenkte Dokumente erklärt den gesamten Ablauf und die Regeln für Reviewer.
In die Wissensbibliothek verschieben oder löschen
Aus Projekt entfernen verschiebt die Datei in die Wissensbibliothek der Organisation. Die Datei wird dabei nicht gelöscht.
Soll die Datei vollständig entfernt werden, nutze Löschen im Zeilenmenü und lies die Bestätigung. Das Löschen eines Ordners entfernt auch seine Dateien, Unterordner und Sucheinträge. Über den Dateibaum lassen sich diese Aktionen nicht rückgängig machen. Ein Legal Hold oder geschützte gelenkte Dokumente können das Löschen verhindern.
Löschen steht für hochgeladene Dateien und für Dateien bereit, die ein Agent im Projekt angelegt hat, etwa Lesungen oder erzeugte Berichte. Eine über einen Connector synchronisierte Datei bietet im Projekt kein Löschen an, weil die nächste Synchronisierung sie wiederherstellen würde; entferne sie stattdessen an ihrer Quelle.
Wird eine Datei in mehreren unabhängigen Projekten gebraucht, eignet sich möglicherweise eine passend freigegebene Kopie in der Wissensbibliothek. Vermeide mehrere widersprüchliche Fassungen derselben Richtlinie.