Teams

Ein Team ist eine Markierung an der Arbeit, kein Ort, in den du wechselst. Ein Dokument, ein Ordner oder ein Projekt trägt die Teams, die es sehen dürfen, und eine Konversation kann in der Warteschlange eines Teams warten. Die Rolle bestimmt, was jemand tun darf; die Teams entscheiden, welche eingeschränkte Arbeit die Person erreicht. Inhaber und Admins verwalten Teams unter Einstellungen > Teams.

Ein Team erstellen

1. Wähle Team erstellen und fülle das Feld Teamname aus, etwa Kundensupport.
2. Wähle die Mitglieder der Organisation aus, die dazugehören sollen. Wenn du niemanden auswählst, fügt Tale dich selbst hinzu.
3. Wähle Team erstellen. Prüfe den neuen Eintrag und die Mitgliederzahl in der Liste.

Wähle einen Namen, den andere überall wiedererkennen, wo Teams erscheinen: in der Reichweite eines Dokuments oder Projekts, als Warteschlange im Posteingang, in einem Listenfilter. Das Formular erlaubt bis zu 80 Zeichen. Ein Name ist innerhalb der Organisation eindeutig: Einen Namen, den ein anderes Team bereits verwendet – unabhängig von Groß- und Kleinschreibung oder Leerzeichen –, lehnt Tale ab. Ein neues Team erhält nicht automatisch bestehende Arbeit. Wähle es bei den Dokumenten, Projekten und Konversationen aus, die es abdecken soll.

Mitglieder oder Namen ändern

Öffne die Zeile eines Teams, um seine Mitglieder zu sehen. Das Zeilenmenü bietet Anzeigen, Bearbeiten und Löschen. Unter Bearbeiten änderst du Namen oder Mitgliedschaft. Speichere und prüfe anschließend die Mitgliederzahl.

Ein Team behält mindestens ein Mitglied. Um das letzte zu entfernen, lösche stattdessen das Team.

Eine Person kann mehreren Teams angehören. Ihr Zugriff kann über weitere Teams oder eine direkte Zuweisung bestehen bleiben. Das Entfernen aus einem Team entzieht daher nicht zwangsläufig jeden Zugriff auf eine Ressource. Prüfe die übrigen Zugangswege, wenn du Rechte entziehen möchtest.

Benachrichtigungen folgen derselben Regel. Wer ein Projekt nicht mehr öffnen kann, erhält zu dessen Aufgaben keine neuen Benachrichtigungen oder E-Mails mehr, auch nicht zu Aufgaben, die die Person verfolgt. Was sie bereits erfahren hat, bleibt in ihren Benachrichtigungen. Erhält sie wieder Zugriff, wird sie zu den Aufgaben, die sie verfolgt, wieder benachrichtigt.

Ein Team, das dein Identity Provider bereitstellt, trägt in der Liste die Markierung Synchronisiert. Name und Mitglieder gehören dem Anbieter: Der Bearbeitungsdialog zeigt sie nur an, weil der nächste Abgleich eine lokale Änderung zurücksetzen würde. Löschen kannst du ein solches Team trotzdem; der Anbieter kann es erneut anlegen.

Was ein Team entscheidet

Für jede teamgebundene Ressource gilt dieselbe Regel. Eine Ressource ohne Team sehen alle in der Organisation. Eine Ressource mit Teams sehen die Mitglieder eines dieser Teams. Inhaber und Admins sehen in beiden Fällen alles; ein Team ist deshalb kein Mittel, um Arbeit vor der Administration zu verbergen.

Wenn du Arbeit auf Teams beschränkst, kannst du nur Teams wählen, denen du selbst angehörst; Inhaber und Admins wählen jedes Team der Organisation. Eine Teammitgliedschaft erlaubt keine Aktionen, die die Rolle verbietet: Ein Redakteur und ein Mitglied im selben Team können unterschiedliche Bearbeitungsrechte haben.

Mitglieder sehen ihre eigenen Teams unter Einstellungen > Konto > Deine Teams und in der Zeile Teams des Profilmenüs. Um eine Liste auf bestimmte Arbeit einzugrenzen, bietet jede Liste einen Filter Teams mit Organisationsweit, Meine Teams und jedem Team nach Namen; der Posteingang nutzt stattdessen den Filter Zuständig, der Personen wie Teams aufführt. Siehe Konto verwalten.

Bei eingehenden Konversationen können Routing-Regeln das Team bereits beim Eingang auswählen. Ohne Personen- oder Teamzuweisung bleibt die Konversation bei der Administration zur Sichtung.

Ein Team geordnet auflösen

Wähle Löschen im Zeilenmenü. Die Bestätigung zählt die Mitglieder des Teams, die Projekte, Ordner und Dokumente, zu deren Reichweite es gehört, und die Konversationen in seiner Warteschlange. Sie nennt außerdem, wie viele dieser Elemente kein weiteres Team haben und für alle in der Organisation sichtbar werden. Weise Arbeit, deren Zugriff eingeschränkt bleiben muss, vor dem Bestätigen neu zu.

Das Team, seine Mitgliedschaften, seine Einträge an jeder Ressource und eine Verknüpfung zum Identity Provider verschwinden in einem Schritt; ein halb gelöschtes Team kann nicht zurückbleiben. Eine Konversation verliert ihre Teamzuweisung. Ist auch keine Person zugewiesen, kehrt sie zur Sichtung durch die Administration zurück. Auch Dateiimporte verlieren diesen Teambezug. Die Konten der Teammitglieder werden nicht gelöscht.

Bei Teams aus Enterprise SSO oder SCIM gelten zusätzlich die Bereitstellungsregeln des Identitätsanbieters. Prüfe diese Quelle, bevor du eine lokale Änderung vornimmst, die dauerhaft gelten soll.