Projektgrundlagen

Nutze ein Projekt, wenn mehrere Fragen oder Aufgaben auf denselben Unterlagen beruhen. Es vereint Dateien, Anweisungen, Chats, eine Aufgabenübersicht und Aufgabenagenten. Eine einmalige Frage kann in einem gewöhnlichen Chat bleiben. Für eine Veröffentlichung, Kundenübergabe oder laufende Untersuchung ist ein Projekt meist hilfreicher.

Was das Projekt zusammenhält

Ein Projektchat beginnt mit den gespeicherten Projektanweisungen. Er kann die Dateien dieses Projekts und das zugängliche Wissen der Organisation durchsuchen. So haben auch spätere Gespräche eine gemeinsame Grundlage, ohne dass du jedes Mal ein Briefing einfügen musst. Dateien anderer Projekte gehören nicht zu diesem Suchbereich.

Eine wiedererkennbare Identität wählen

Projekt erstellen fragt nach einem Namen und einem Projektkürzel; Beschreibung, Icon und Farbe sind optional. Der Schlüssel wird zum Präfix von Aufgaben-IDs wie WR-1 und lässt sich nach dem Erstellen nicht mehr ändern. Wähle ein kurzes, dauerhaft passendes Kürzel.

Name, Beschreibung, Icon, Farbe und Anweisungen kannst du später unter Allgemein ändern. Mit Speichern übernimmst du Feldänderungen, mit Verwerfen gibst du sie auf. Eine vollständige Anleitung bietet Projekte nutzen.

Halte in den Anweisungen wiederkehrenden Kontext fest: Worum geht es, welche Quellen sind maßgeblich und wie soll der Assistent mit fehlenden Angaben umgehen? Einmalige Aufträge gehören in den Chat oder die Aufgabenbeschreibung. Projektanweisungen sollten kein Protokoll aller bisherigen Entscheidungen werden.

Prüfen, wer das Projekt öffnen kann

Neue Projekte sind standardmäßig Organisationsweit zugänglich. Wähle beim Erstellen unter Wer es sehen kann die Teams aus, oder später unter Reichweite auf der Seite Allgemein. Eine leere Reichweite bedeutet alle in der Organisation; sonst können die Mitglieder eines der genannten Teams das Projekt öffnen, Organisationsadministratoren immer. Sofern du nicht Inhaber oder Admin bist, kannst du nur Teams wählen, denen du selbst angehörst. Entfernst du später ein Team, sehen Mitglieder außerhalb der verbleibenden Teams das Projekt nicht mehr; die Seite lässt dich das bestätigen. Können die Teams nicht geladen werden, zeigt Reichweite weiterhin die gespeicherte Reichweite, meldet das und bietet Erneut versuchen an; die Auswahl kehrt zurück, sobald die Teams geladen sind. Solange die Teamnamen nicht verfügbar sind, zählt die Zeile die Teams, statt sie zu nennen. Die Freigabe erfolgt über Teams, nicht über einzelne Einladungen. Die Projektliste zeigt die Teams jedes Projekts in der Spalte Freigabe und bietet einen Filter Teams.

Projektdateien folgen dem Projektzugriff. Sie erscheinen nicht als gewöhnliche Bibliotheksdokumente; umgekehrt macht eine Team-Zuordnung ein Bibliotheksdokument nicht zum Projektanhang. Dateien verwalten erklärt das Verschieben und warum das Entfernen aus einem Projekt den Leserkreis erweitern kann.

Persönliche und geteilte Chats unterscheiden

Ein Chat im Projekt beginnt als dein eigenes Gespräch. Andere Projektmitglieder sehen ihn nicht allein dadurch, dass sie das Projekt öffnen können. Chats trennt Deine Chats von Mit Projekt geteilt. Nutze Mit Projekt teilen, wenn das Gespräch für Kollegen bereit ist.

Kollegen öffnen einen geteilten Chat nur lesend: Sie können weder antworten noch eine Nachricht bearbeiten oder eine Antwort bewerten. Wo du eine Nachricht bearbeitet oder eine Antwort neu erzeugt hast, lesen sie die von dir ausgewählte Version, nicht die ersetzte.

Lies die Nachrichten vor der Freigabe durch, auch vertrauliche Angaben, die eine Antwort zitiert. Verschiebst du einen geteilten Chat in ein anderes Projekt oder aus dem Projekt heraus, endet seine Projektfreigabe. Teile ihn bewusst erneut, wenn die neue Zielgruppe ihn lesen soll.

Gehört ein bestehendes Gespräch zu dieser Arbeit, nutze In Projekt verschieben… in den Chat-Aktionen oder zieh den Chat im Bereich Start auf das Projekt. Organisationsweite Links auf eine Momentaufnahme sind eine eigene Funktion; siehe Einen Chat teilen.

Aus einem Gespräch eine Aufgabe machen

Erstelle eine Aufgabe, wenn eine Entscheidung eine zuständige Person oder ein Ergebnis braucht. Ein Teammitglied kann sie selbst erledigen; ein eingerichteter Projektagent kann sie ebenfalls bearbeiten. Schreibe die Abnahmekriterien in die Beschreibung, damit das Ergebnis prüfbar ist.

Archiviere ein abgeschlossenes Projekt, um es aus der aktiven Liste zu nehmen. Ein archiviertes Projekt ist für alle schreibgeschützt: Einstellungen, Aufgaben, Dateien und Agenten lassen sich lesen, aber nicht ändern, bis ein Projekt-Administrator es unter Allgemein wiederherstellt. Lies vor dem Löschen die Auswahl für seine Inhalte: Beim Herauslösen bleiben Dateien in der Bibliothek und Chats als persönliche Gespräche erhalten. Beim Mitlöschen werden auch die Inhalte entfernt. Herausgelöste Dateien können einem größeren Kreis zugänglich werden. Entscheide danach, was verfügbar bleiben soll.